Standard vilkår for regnskapføringoppdrag hos Unik Kvalitet AS
Innholdsfortegnelse
- Etablering av oppdrag
- Partenes representanter
- Informasjonsplikt og regnskapsansvar
- Oppbevaring
- Kontrollarbeid
- Opplysnings- og
- bistandsplikt overfor offentlige myndigheter
- Behandling av personopplysninger
- Mislighold
- Tilbakeholdsrett ved mislighold
- Oppsigelse
- Opphør av avtale
- Oppdragsavtalen eller bilag til
- Oppdragsavtalen
- Tvister
- Motstrid
1.Etablering av oppdrag
- Ved etablering av oppdrag skal
Regnskapsbyrået sammen med Kunden
vurdere de av Kundens interne rutiner som
påvirker oppdraget og søke å tilpasse disse på
en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.
Kunden skal orientere Regnskapsbyrået om sin
drift og beskrive konkrete økonomiske og
rettslige forhold som er av betydning for at
Regnskapsbyrået skal kunne utføre oppdraget
etter de regler som følger av regnskaps- og
skattelovgivningen mv.
Kunden er ansvarlig for å umiddelbart
orientere Regnskapsbyrået om endringer av
betydning for oppdragsutførelsen/
regnskapsavleggelsen
2. Partenes representanter
- Kundens kontaktperson anses å ha fullmakt til
å gi, motta og kommentere alle
regnskapsmessige opplysninger som har en
naturlig sammenheng med Oppdragsavtalen.
Dersom oppdraget omfatter bankbelastning
(remittering), jf Oppdragsavtalen punkt 1 h),
anses kontaktpersonen også å inneha
fullmakter på vegne av Kunden i
betalingsforhold.
Kompetent foretaksorgan hos Kunden kan ved
skriftlig varsel til Regnskapsbyrået trekke
tilbake fullmakt til Kundens kontaktperson og
gi ny fullmakt til annen person.
Partene skal ved bytte av kontaktperson eller
Oppdragsansvarlig orientere hverandre
skriftlig om endringen.
3. Informasjonsplikt og regnskapsansvar
- Kunden plikter uoppfordret å overlevere alt
grunnlag og gi alle nødvendige opplysninger
for at Regnskapsbyrået skal kunne utføre sitt
oppdrag i samsvar med Oppdragsavtalen.
Avtalepartene skal til enhver tid sørge for å
orientere hverandre om forhold av betydning
for at regnskapsarbeidet kan utføres etter
gjeldende lover og regler.
Kunden skal så snart regnskapet og andre
rapporter/oppgaver er mottatt fra
Regnskapsbyrået gå igjennom disse og gjøre
Regnskapsbyrået oppmerksom på eventuelle
feil som måtte foreligge.
Regnskapsbyrået skal videre søke å orientere
og rådgi Kunden om relevant lovgivning innen
rammen av det arbeid som reguleres i
Oppdragsavtalen.
Regnskapsbyrået har intet ansvar dersom
regnskapet skulle bli feilaktig som følge av
manglende eller mangelfull
regnskapsdokumentasjon, eventuelt
mangelfull informasjon fra Kunden, med
mindre Regnskapsbyrået åpenbart måtte
oppdage manglene.
Avtale om regnskapsføring reduserer uansett
ikke Kundens eget ansvar for korrekt
bokføring, regnskapsavleggelse og
oppgaveinnlevering.
4. Oppbevaring
- Den del av Kundens regnskapsmateriale som
etter Oppdragsavtalen er overlatt i
Regnskapsbyråets besittelse, skal oppbevares
aktsomt og etter de krav som stilles i
bokføringsloven med forskrifter og god
bokføringsskikk.
Det eventuelle ansvar som Regnskapsbyrået
har påtatt seg for oppbevaring av Kundens
oppbevaringspliktige regnskapsmateriale (jf
Oppdragsavtalen punkt 1 f)), faller uansett
bort ved terminering av Oppdragsavtalen.
5. Kontrollarbeid
- Regnskapsbyrået skal oppklare tekniske feil
ved bokføringen, samt bokføringsmessige feil
som oppdages i forbindelse med
avstemminger. Uopprettede feil som skyldes
manglende dokumentasjon eller opplysninger
fra Kunden, søkes oppklart ved rapportering
fra Regnskapsbyrået til Kunden. Rapporten
forutsettes besvart og returnert senest
sammen med oversendelse av neste periodes
dokumentasjon.
6. Opplysnings- og bistandsplikt overfor offentlige myndigheter
- Kunden har etter offentligrettslig lovgivning
plikt til å besvare henvendelser fra offentlig
myndighet om egen økonomi og virksomhet.
Regnskapsbyrået har rett til å besvare slike
henvendelser hva angår spørsmål som anses
som en naturlig del av oppdraget.
Regnskapsbyrået skal normalt orientere
Kunden dersom slike opplysninger/bistand blir
avkrevd Regnskapsbyrået. Regnskapsbyrået
har rett til å fakturere Kunden for denne
bistand etter de prinsipper for honorarberegning som gjelder mellom partene.
Regnskapsbyrået har rapporteringsplikt til
Økokrim i medhold av hvitvaskingsloven.
Dersom Kunden selv er rapporteringspliktig
etter samme lov, har Kunden fullt ansvar for
overholdelse av egne rapporteringsplikter.
7. Behandling av personopplysninger
- Regnskapsbyråets rådighet over
personopplysninger
Regnskapsbyrået har ikke rett til å behandle
personopplysninger på annen måte enn det
som fremgår av Oppdragsavtalen.
Regnskapsbyrået har ikke rett til å overlevere
personopplysningene til andre for lagring eller
bearbeidelse uten etter forutgående skriftlig
avtale med Kunden. Heving skal skje ved skriftlig erklæring benevnt
”Hevingserklæring” og fremsendes på
betryggende måte. Hevingserklæringen skal gi
en kortfattet summarisk henvisning til
hevingsgrunnen. - Informasjonssikkerhet
Kunden (behandlingsansvarlig) og
Regnskapsbyrået (databehandler) skal
gjennom planlagte og systematiske tiltak
sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet,
integritet og tilgjengelighet ved behandling av
personopplysninger som er omfattet av lov
om behandling av personopplysninger.
Sikkerhetstiltakene omfatter både
organisatoriske, fysiske og tekniske
sikkerhetstiltak.
For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal avtalepartene dokumentere
informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene.
Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for
medarbeiderne hos den behandlingsansvarlige
og hos databehandleren. Dokumentasjonen
skal også være tilgjengelig for Datatilsynet og
Personvernnemnda.
8. Mislighold
- Avtalepartene har rett til å heve avtalen ved
vesentlig mislighold fra den annen part.
Regnskapsbyrået anses uansett vesentlig å ha
misligholdt avtalen dersom:
– Utførelsen av oppdraget avviker vesentlig
fra de regler som gjelder for de tjenester
som Regnskapsbyrået etter
oppdragsavtalen har påtatt seg å utføre.
– Regnskapsbyråets frist for levering av
regnskapet ikke er overholdt, og det
fortsatt ikke er levert innen én uke etter at
skriftlig varsel er mottatt fra Kunden.
Kunden anses uansett vesentlig å ha
misligholdt avtalen dersom:
– Kunden ikke har betalt Regnskapsbyråets
honorarkrav eller andre krav ved forfall,
og betaling heller ikke er skjedd innen 14
dager etter skriftlig purring.
– Regnskapsbyrået ikke gis mulighet til å
utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte,
så som ved at Regnskapsbyrået ikke får
utlevert relevant dokumentasjon mv.
– Regnskapsbyrået blir forsøkt pålagt å
utføre oppdraget i strid med lover og
regler.
9. Tilbakeholdsrett ved mislighold
- Regnskapsbyrået har tilbakeholdsrett i eget
utarbeidet regnskapsmateriale
(dokumentasjon, rapporter, oppgaver,
spesifikasjoner mv.) for sitt krav på honorar og
eventuelle andre krav overfor Kunden.
10. Oppsigelse
- Oppsigelsestiden er gjensidig avtalt i
Oppdragsavtalen. Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er foretatt. Regnskapsbyrået skal i oppsigelsestiden utføre de oppgaver som normalt etter avtalen vil bli foretatt i de måneder oppsigelsestiden omfatter og utføre de oppgaver som naturlig hører sammen med regnskapsføringen for disse måneder, så som f eks innsendelse av
oppgaver for skattetrekk/arbeidsgiveravgift, merverdiavgift mv. - Dersom oppsigelsestiden utløper i løpet av
årsregnskapsperioden omfatter
Regnskapsbyråets oppgaver også å utarbeide
årsregnskapet, eventuelt også
ligningsoppgaver, med mindre Kunden
samtidig med oppsigelsen underretter
Regnskapsbyrået om at det ikke skal forestå utarbeidelse av årsregnskapet.
Dersom Kunden i oppsigelsestiden velger å ikke la Regnskapsbyrået utføre det avtalte arbeid har Regnskapsbyrået likevel krav på honorar, men slik at honoraret reduseres til
75% av honoraret som anses å være et
gjennomsnittshonorar basert på honoraret i
de 12 siste måneder forut for oppsigelsen. - Dersom deler av oppsigelsestiden
sammenfaller med Kundens sedvanlige
årsoppgjørsperiode, og Regnskapsbyrået
normalt utfører dette, skal siste års honorar for årsoppgjøret medregnes i grunnlaget.
11. Opphør av avtale
- Ved opphør av samarbeidet etter
Oppdragsavtalen skal Regnskapsbyrået
overlevere alt regnskapsmateriale som ikke
tidligere er kommet i Kundens besittelse, med
mindre punkt 9 om tilbakeholdsrett kommer
til anvendelse. Overleveringen skal skje i det
formatet (papir eller elektronisk format) som
er avtalt generelt for oppdraget.
Oppdraget forutsetter at bokførte
opplysninger som i utgangspunktet er
tilgjengelig elektronisk, overleveres til Kunden
på en måte som gjør at Kunden kan overholde
kravet i bokføringsloven § 13b om fortsatt
elektronisk tilgjengelighet i 3 år og seks
måneder etter regnskapsårets slutt.
Denne bestemmelse medfører ingen
endringer i eiendomsretten til de bokførte
opplysningene, eller Regnskapsbyråets rett til
å ta seg betalt for overlevering av de bokførte
opplysningene. Der Kunden er unntatt fra kravet i
bokføringsforingsloven § 13b, jf. bokføringsforskriften § 7-7 tredje ledd, og Kunden heller ikke elektronisk skal oppbevare
bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering i samsvar med bokføringsloven § 13 annet ledd, jf. første ledd nr. 2, må eventuell elektronisk overlevering av bokførte opplysninger avtales særskilt mellom partene, enten i bilag til Oppdragsavtalen eller i det situasjonen oppstår. Den programvare som er benyttet for
bokføring, utarbeidelse av rapporter mv. kan uansett ikke overdras sammen med debokførte opplysningene uten samtykke fra programvarens rettighetshaver.
12. Oppdragsavtalen eller bilag til
Oppdragsavtalen
- Mindre justeringer av inngått Oppdragsavtale
eller bilag til Oppdragsavtale kan skje ved
daterte endringsbilag. Slike endringer er
gjeldende når Regnskapsbyrået utferdiger og
undertegner bilaget, og Kunden er orientert.
13. Tvister
- Dersom det oppstår uenighet mellom partene
om forståelsen av denne Oppdragsavtale med
bilag eller Standard leveransevilkår, eventuelt
andre tvistepunkter i tilknytning til avtalen,
har hver av partene anledning til å be om en
uttalelse fra disiplinærutvalget i Regnskap
Norge.
Foreleggelse av spørsmål for
disiplinærutvalget innebærer ingen
begrensning i partenes rett til å prøve
spørsmålet for domstolene.
14. Motstrid
- Ved motstrid mellom Oppdragsavtalen og
disse Standard leveransevilkår skal
Oppdragsavtalen gå foran.
Ved motstrid mellom Oppdragsavtalen og
bilag til avtalen skal bilagene gå foran.